Требования к хранению документов

10.08.2019 | Служба новостей Росфирм

О том, как важно, чтобы у компании был архив и все документы были в порядке, говорить не стоит – это понимает каждый руководитель. Но многие испытывают растерянность, не понимая, в каких условиях нужно хранить бумаги и как сделать так, чтобы архив был именно архивом, а не неорганизованным складом документов, где совершенно невозможно найти ничего?

Для этого существует специальная процедура – архивная обработка документов и правила их последующего хранения.

Профессиональная помощь

Самый простой способ создать хороший архив – обратиться к профессионалам. Специалисты, которые занимаются архивной деятельностью, приедут к вам в офис, проанализируют все имеющиеся у вас бумаги, проведут их обработку и помогут создать ваше собственное хранилище.

Еще лучше и удобнее – отправить всю подборку на внеофисное хранение в профессионально созданные помещения. Более подробно об этом вы можете прочитать здесь http://pga-spb.ru/hranenie_dokumentov.

В большинстве штатных ситуаций при желании, наличии времени и сил можно не обращаться к профессионалам, а обойтись своими силами (об этом пойдет речь ниже). Но есть случаи, когда грамотные консультации и помощь просто необходимы, например, если речь идет о передаче бумаг в государственные фонды при ликвидации компании. Узнать об этой процедуре можно на данной странице: http://pga-spb.ru/peredacha-dokumentov-v-gos.arhivy.

Самостоятельная обработка

Если вы решили все же обойтись своими силами, то нужно, прежде всего, ознакомиться с действующим законодательством и разобраться с тем, какие бумаги подлежат хранению и сколько лет они должны пребывать в архиве.

Затем нужно приступать к работе и строго придерживаться следующего алгоритма:

• провести тщательный анализ всех имеющихся бумаг, отделить от них те, которые не должны храниться (и отправить их на конфиденциальное уничтожение), выяснить, есть ли утраченные документы и заняться их восстановлением;
• отсортировать все бумаги по типу, сроках хранения и датам;
• размещать их в папках и коробах, параллельно создавая каталог (который поможет отыскать нужный файл) и электронный архив (сканирование документов позволяет продлить срок службы оригиналов, так как во многих случаях можно пользоваться сканами);
• размещение папок на полках или в закрытых коробах для хранения в специально отведенном помещении – сухом, прохладном, темном, размещенном не в подвальных этажах, не имеющем труб и других коммуникаций, защищенном от пожара, проникновения посторонних и других опасностей.

Предыдущая | Следующая